PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
Perancangan Sistem
Sebelum
melakukan tahap implementasi sistem terlehih dahulu akan dibahas
mengenai perancangan sistem dalam pembuatannya yang menggunakan program
aplikasi multimedia. Untuk memudahkan dalam pengembangan sistem
multimedia dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Mendefinisikan Masalah
Pusat
informasi saat ini merupakan suatu kebutuhan dari sarana yang harus
disediakan oleh pengelola tempat-tempat umum, baik untuk digunakan oleh
kalangan sendiri maupun yang dapat digunakan oleh umum. Namun kenyataan
yang ada saat ini pusat informasi yang ada pada Ponpes Islam At-Tauhid
Surabaya masih bersifat manual seperti brosur, spanduk dan billboard,
sehingga ada sedikit kekurangan-kekurangan di dalam penyampaian
informasi yang diterima oleh masyarakat khususnya di Daerah Jawa Timur.
Dan dengan menggunakan brosur, spanduk, dan billboard kinerjanya sedikit
kurang efektif dan efisien.
Kekurangan ini menuntut adanya sedikit
perubahan yang mengacu ke arah perbaikan untuk berjalan bersama-sama.
Perubahan yang dilakukan dalam kaitannya dengan Ponpes Islam At-Tauhid
Surabaya yaitu menyediakan informasi-informasi tentang Pesantren dengan
menggunakan multimedia.
Dengan menyediakan informasi yang berbasis Multimedia ada beberapa keuntungan yang didapat dari sistem ini, antara lain :
1.
Informasi yang tersedia di Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya dapat
ditampung kedalam suatu media yang efisien, dalam hal ini multimedia.
Sehingga dapat digunakan untuk keperluan yang memerlukan penyediaan
informasi secara menyeluruh.
2. Memudahkan pengguna untuk mencari
informasi yang terdapat di pesantren, baik tentang Sejarah, Sistem
Pendidikan, Misi dan Visi, Pengurus dan Pengelola maupun tentang
Kegiatan yang terdapat di Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya.
Studi Kelayakan
Dengan
studi kelayakan disimpulkan bahwa multimedia dianggap layak untuk
digunakan. Hal ini dikarenakan sistem multimedia itu sendiri mampu
memberikan keunggulan yang strategis dan dapat bersaing dengan sistem
yang lain dalam memberikan informasi yang akurat.
Kebutuhan Sistem
Kebutuhan
sistem dapat ditinjau dari kebutuhan hardware, software dan brainware,
dimana masing-masing kebutuhan sistem tersebut merupakan hal yang
terpenting dalam merancang, membangun, mengimplementasikan, serta
mengoperasikan sistem informasi berbasis multimedia. Dengan menganalisis
kebutuhan sistem dapat diketahui pemecahan masalah yang nantinya akan
berpengaruh terhadap layak atau tidaknya sistem untuk diteruskan atau
tidak.
Merancang Konsep
Konsep yang digunakan penulis untuk
aplikasi ini adalah program aplikasi untuk keperluan umum (General
Purpose Software) yang bersifat interaktif. Pengertian interaktif disini
adalah aplikasi mampu memberikan informasi secara cepat dan tepat jika
pengguna menekan atau memanfaatkan fasilitas tombol yang ada ditampilan
aplikasi.
Penyajian informasi yang cepat dan tepat harus didukung
oleh perangkat lunak dan keras komputer, salah satu dari perangkat lunak
komputer yang mengolah penyediaan informasi dalam aplikasi ini adalah
software Macromedia Director MX. Di dalam pengolahan aplikasi, penulis
membuat informasi ke dalam beberapa tampilan atau jendela.
Urutan
pertama kali jika pengguna membuka aplikasi ini adalah melihat jendela
menu utama, jendela menu utama tersebut merupakan pusat dari aplikasi
ini sebab jendela menu utama mempunyai isi jendela-jendela sub menu yang
dapat di-link ke jendela tujuan dan menyajikan informasi dengan bantuan
tombol. Begitu juga dengan jendela sub-menu akan menyediakan informasi
yang ada jika pengguna memanfaatkan tombol untuk membuka informasi
tersebut.
Merancang isi
Perancangan isi dalam aplikasi ini
mengacu pada perancangan konsep yang telah diterangkan secara umum
diatas. Secara rinci isi dari aplikasi ini dibagi ke dalam beberapa
bagian. Pertama, bagian menu utama yang menjadi pusat dari aplikasi yang
dibuat. Kedua, bagian sub-menu utama yang berada pada bagian menu
utama, masing-masing jendela sub-menu terbagi ke dalam beberapa kategori
sesuai dengan jenis informasi yang tersedia. Untuk dapat me-link antar
jendela menu utama dengan sub-menu maka penulis menyediakan fasilitas
tombol sehingga memudahkan penggunaannya.
Selain itu untuk membuat
suatu aplikasi terlihat lebih menarik, maka ditiap level bagian dibuat
suatu animasi sehingga akan lebih menarik. Dalam animasi juga harus
dibuat secara kreatif, bukan sekedar kumpulan gambar yang secara
singular dilihat secara bersamaan.
Tidak hanya animasi, suara dan
musik pun memegang peranan cukup penting sebab jika tanpa suara atau
musik aplikasi ini akan mempunyai kesan bisu. Untuk menanggulangi hal
tersebut penulis memasukkan musik di setiap bagian level aplikasi.
Merancang Naskah
Naskah
atau teks dalam aplikasi multimedia merupakan bagian yang sangat
penting. Dengan naskah atau teks, suatu aplikasi akan mudah dipahami
maksud dan tujuannya. Selain itu kata-kata atau teks juga bisa
menggambarkan seribu gambar yang ada, sehingga penggunaan naskah atau
teks mutlak harus ada.
Penulisan naskah atau teks dalam aplikasi ini
dibuat secara sistematis dan diurutkan menurut kategori masing-masing
layar tampilan. Dengan menggunakan pendekatan diagram untuk mendesain
aplikasi agar tiap-tiap tampilan dapat terbaca dan bisa menyediakan
informasi maka disusunlah suatu struktur yang mengatur itu semua.
Pengetesan Sistem Multimedia
Pengetesan
sistem dilakukan untuk memastikan bahwa hasil produksi aplikasi
multimedia sesuai dengan yang direncanakan. Selain menyediakan banyak
informasi hal ini merupakan fungsi yang sangat penting untuk melakukan
perbaikan apabila terdapat kesalahan atau kerusakan pada sistem.
Adapun
pengetesan penulis pada sistem multimedia pada Ponpes Islam At-Tauhid
Surabaya ini dilakukan menggunakan CD interaktif atau bisa juga langsung
dari Hardisk dengan spesifikasi komputer sebagai berikut :
1) Processor Pentium 4 2,8 GHz
2) Motherboard Intel 915GAV
3) RAM 256 AM-1
4) Harddisk 80GB Serial-ATA
5) VGA Geforce Intel Extreme (Onboard)
6) Monitor Samsung 17” SyncMaster 793s
7) DVD-Rom LG 16X
8) Keyboard & Mouse Buff Tech
9) Sound Integrated
10) UPS + Stabilizer Prolink
11) Sistem Operasi Windows XP Home Edition SP1
Penggunaan Sistem
Setelah
dapat dipastikan bahwa sistem sudah dapat digunakan kemudian sistem
dapat di implementasikan kepada para pemakai. Hal ini memungkinkan
penilaian terhadap sistem lama dimana sistem baru bisa dijadikan solusi
alternatif dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat dan bisa
meningkatkan citra Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya.
Adapun dalam penggunaan sistem multimedia pada Ponpes Islam At-Tauhid ini adalah sebagai berikut :
• Dari CD/DVD-Rom :
1) Nyalakan Komputer
2) Masukkan CD interaktif pada CD-Drive
3)
Dari menu Windows Explorer cari file At-Tauhid.EXE. atau cukup menunggu
CD interaktif melakukan loading karena CD telah dilengkapi dengan
fasilitas AutoRun atau secara otomatis file At-Tauhid.EXE akan terbaca
kemudian aplikasi dijalankan.
4) Setelah aplikasi tampil maka CD interaktif dapat digunakan oleh pengguna.
• Dari Harddisk :
1) Nyalakan Komputer
2)
Dari menu Windows Explorer Cari File tempat At-Tauhid.EXE berada dan
klik double pada file *.EXE tersebut atau bisa juga dari Desktop yang
telah dibuatkan Shortcut file At-Tauhid.EXE
3) Setelah aplikasi tampil maka dapat digunakan oleh pengguna.
Pemeliharaan Sistem
Setelah
sistem digunakan, maka sistem akan dievaluasi oleh pemakai dan
spesialis multimedia untuk menentukan apakah sistem yang baru tersebut
sesuai dengan tujuan semula dan diputuskan apakah ada revisi atau
modifikasi. Setelah terjadinya perubahan dalam perangkat keras,
perangkat lunak, dokumentasi atau prosedur untuk mengoreksi kesalahan
bertemu dengan kebutuhan baru atau perbaikan efisiensi proses, maka
pengembangan sistem multimedia akan masuk pada tahap pemeliharaan.
Implementasi
Dalam
tahap proses implementasi ini bertujuan untuk mengetahui apakah suatu
sistem nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang direncanakan.
Implementasi merupakan suatu tahap dimana suatu sistem tersebut telah
dianalisis dan didesain secara terinci serta telah dipilih dan diseleksi
teknologi yang digunakan untuk menjalankannya dan siap untuk diterapkan
pada keadaan yang sebenarnya. Sehingga dari sini dapat mengetahui
apakah sistem yang dibuat benar-benar dapat menghasilkan tujuan yang
diinginkan dengan lebih efisien dan selanjutnya apakah sistem tersebut
dapat diperbaiki lagi atau tidak.
Tahapan implementasi terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menerapkan rencana implementasi
2. Melakukan kegiatan implementasi
3. Tindak lanjut implementasi
Penerapan Rencana Implementasi
Rencana
Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang
diperlukan selama tahapan implementasi. Pada kegiatan ini biaya yang
diperlukan dalam penerapan sistem harus sudah diperkirakan dalam bentuk
anggaran biaya sehingga apabila terjadi kekurangan-kekurangan selama
jalannya sistem biaya yang dikeluarkan dapat dikendalikan. Kemudian
Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu
diatur dalam bentuk jadwal kegiatan yang berfungsi sebagai pengendali
terhadap waktu implementasi.
Kegiatan Implementasi
Kegiatan
Implementasi merupakan pengoperasian atau menjalankan kegiatan dari
suatu sistem yang sudah siap untuk diterapkan dalam rencana
implementasi. Kegiatan-kegiatan implementasi yang dapat dilakukan adalah
sebagai berikut :
Pemilihan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software)
Pentingnya
mempersiapkan tata letak ruangan atau tempat dikarenakan waktu yang
diperlukan dalam pengembangan dan penerapan sistem yang baru cukup lama.
Seperti persiapan fisik yang meliputi instalasi jaringan listrik,
ruangan kerja AC untuk mengatur suhu ruangan agar tetap stabil, alat
pendeteksi kebakaran, tata letak dalam pengaturan perangkat komputer,
dan sebagainya.
Untuk pemilihan instalasi perangkat keras Pondok
Pesantren At-Tauhid Surabaya perlu membeli perangkat keras yang baru
yang mendukung untuk sistem informasi berbasis multimedia. Karena
perangkat keras yang telah ada hanya meliputi seperangkat komputeryang
hanya dapat mengoperasikan Microsoft office saja
Dan untuk menunjang
proses sistem yang baru diperlukan penginstalan hardware dan program
yang baru dan sesuai dengan kebutuhan yang dapat mendukung multimedia
dan office.
Pemilihan Dan Pelatihan personil
Manusia
merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Jika
sistem iinformasi ingin berjalan dengan lancar maka personil yang
terlibat harus dipilih terlebih dahulu dan diberi pengertian serta
pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi dan posisi serta tugas
mereka. Personil-personil yang dipilih dapat berasal dari pihak santri
Ponpes At-Tauhid ataupun dan luar pesantren.
Pemilihan dan pelathan
personil dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya yang berkualitas,
berdedikasi tinggi, berprestasi dalam kerja, yang dimaksudkan untuk
mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Pemilihan dan pelatihan personil
dapat dilakukan melalui beberapa hal :
a) Perekrutan Karyawan
Perekrutan
Karyawan adalah proses pencarian para calon karyawan yang mampu untuk
menjadi dan melamar sebagai karyawan. Pada tahap ini dilakukan proses
untuk mendapatkan dan menarik calon karyawan yangsesuai dengan standar
kebutuhan pesantren. Dari proses ini diharapkan dapat menghasilkan calon
karyawan baru yang mempunyai kualitas dan kuantitas yang diharapkan
oleh pesantren. Proses ini menjadi tanggung jawab bagian personalia.
b) Seleksi Karyawan
Merupakan
serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah
pelamar diterima atau tidak. Didalam departemen personalia, penarikan
dan seleksi digabungkan dan disebut Employment Function. Tes-tes yang
biasa dilakukan dalam penerimaan karyawan meliputi :
1. Tes
Psikologi, yaitu tes yang menguji kepribadian, bakat, minat, kecerdasan,
dan keinginan berprestasi seorang calon karyawan.
2. Tes
Pengetahuan, taitu tes yang mengatur kemampuan para pelamar untuk
melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya.
3. Tes
Wawancara, yaitu suatu percakapan formal antara pelamar dengan
pewawancara yang bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi hal-hal
yang menentukan seorang karyawan diterima atau tidak. Melalui tes
wawancara inilah diharapkan dapat memberikan pandangan yang mendalam
tentang minat, latar belakang, Wawasan dan sikap calon karyawan
sehingga dapat dipilih seorang karyawan yang sesuai dan tepat untuk
menempati lowongan yang ada.
Program pelatihan tidak hanya penting
bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan serta dalam hubungan
manusiawi dalam kelompok kerja dan bahkan bagi Negara. Karena latihan
dan pengembangan mempunyai berbagai manfaat karir jangka panjang yang
membantu karyawan untuk dapat bertanggung jawab lebih besar dimasa yang
akan datang. Dengan adanya program pelatihan bagi karyawan maka dapat
meningkatkan potensi yang ada dalam diri karyawan. Dalam hal ini bagian
personalia yang bertanggung jawab sekaligus sebagai penyelenggara
program latihan dan pengembangan.
Latihan dan pengembangan.itu
sendiri mempunyai perbedaan pengertian. Latihan (Training) dimaksudkan
untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan teknis pelaksanaan
kerja tertentu, terinci dan rutin untuk melakukan pekerjaan. Sedangkan
pengembangan (Development) mempunyai ruang lingkup leibh luas dalam
upaya untuk memperbaiki dan menignkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap
dan sifat-sifat kepribadian untuk memegang tanggung jawab pekerjaan
dalam waktu yang akan datang.
Yang harus diprioritaskan adalah
karyawan yang sudah ada terlebih dahulu atau karyawan lama dengan
pertimbangan mentransfer karyawan yangada ke posisi baru yang umumnya
lebih mudah dibandingkan dengan merekrut karyawan baru. Karena karyawan
yang ada biasanya lebih mudah memahami operasi dari perusahaan sedangkan
karyawan baru masih membutuhkan waktu yang lama untuk mempelajari
cara-cara perusahaan beroperasi.
Personil-personil yang terlibat didalam sistem informasi ini mendapat tugas yang dibagi menjadi 3 kelompok kerja yaitu :
1. Tugas input-output data
2. Tugas Operasi
3. Tugas Pemrograman
4. Tugas Analisis Sistem
Tindak Lanjut Implementasi
Partisipasi
analisis sistem belum berakhir setelah sistem diimplementasikan.
Analisis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya setelah
sistem baru diimplementasikan. Analisis sistem masih perlu melakukan
pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test). Pengetesan ini
berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika
pada pengetesan sistem sebelumnya digunakan data tes dan dilakukan oleh
analisis sistem bersama-sama dengan pemrogram komputer, maka pada
pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam
jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analisis sistem bersama-sama
dengan user. Setelah pengetesan penerimaan ini selesai dilakukan, suatu
rapat penerimaan perlu diselenggarakan oleh manajemen. Rapat ini
dihadiri oleh analisis sistem, manajer dan pemakai sistem untuk
menentukan sistem yang baru diterima atau harus diperbaiki kembali. Jika
sistem yang baru telah disetujui, maka rapat ini dapat merupakan acara
penyerahan sistem. Tugas dari analisis sistem dapat berakhir disini.
Konversi Sistem
Proses
konversi sistem merupakan proses meletakkan sistem baru supaya untuk
digunakan. Di dalam melakukan konversi sistem perlu adanya pendekatan,
yang meliputi:
a) Konversi Langsung
Dilakukan dengan
mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru. Pendekatan
ini biasanya dilakukan jika konversi harus diselesaikan dengan
secepatnya.
b) Konversi Pararel
Dilakukan dengan mengoperasikan
sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu
periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk
menyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan
sukses sebelum sistem yang lama dihentikan.
Adapun dalam konversi
company profile sistem multimedia Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya
dengan pendekatan konversi pararel. Pendekatan konversi pararel
dilakukan dengan mengoperasikan sistem baru bersama-sama dengan sistem
yang lama selama waktu periode tertentu. Ke dua sistem ini dioperasikan
bersama-sama untuk menyakinkan sistem baru telah benar-benar beroperasi
dengan sukses sebelum sistem lama dikurangi. Kelebihan dari sistem ini
adalah menyediakan proteksi yang tinggi kepada sistem terhadap kegagalan
sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal, sistem yang lama masih
tetap beroperasi. Dan kelemahan dari sistem ini adalah bertambahnya
biaya yang harus dikeluarkan, karena terdiri dari biaya operasi 2 buah
sistem yaitu biaya operasi sistem lama dan sistem baru tetapi akan
adanya pengurangan pada biaya operasi sistem lama sehingga biaya yang
dikeluarkan tidak terlalu besar walaupun keduanya beroperasi pada waktu
yang telah ditentukan. Sistem yang lama akan dikurangi operasinya
setelah Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya yakin bahwa sistem baru berbasis
multimedia telah dapat diandalkan.