ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS MULTIMEDIA PADA PONDOK PESANTREN

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

Perancangan Sistem
Sebelum melakukan tahap implementasi sistem terlehih dahulu akan dibahas mengenai perancangan sistem dalam pembuatannya yang menggunakan program aplikasi multimedia. Untuk memudahkan dalam pengembangan sistem multimedia dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Mendefinisikan Masalah
Pusat informasi saat ini merupakan suatu kebutuhan dari sarana yang harus disediakan oleh pengelola tempat-tempat umum, baik untuk digunakan oleh kalangan sendiri maupun yang dapat digunakan oleh umum. Namun kenyataan yang ada saat ini pusat informasi yang ada pada Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya masih bersifat manual seperti brosur, spanduk dan billboard, sehingga ada sedikit kekurangan-kekurangan di dalam penyampaian informasi yang diterima oleh masyarakat khususnya di Daerah Jawa Timur. Dan dengan menggunakan brosur, spanduk, dan billboard kinerjanya sedikit kurang efektif dan efisien.
Kekurangan ini menuntut adanya sedikit perubahan yang mengacu ke arah perbaikan untuk berjalan bersama-sama. Perubahan yang dilakukan dalam kaitannya dengan Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya yaitu menyediakan informasi-informasi tentang Pesantren dengan menggunakan multimedia.
Dengan menyediakan informasi yang berbasis Multimedia ada beberapa keuntungan yang didapat dari sistem ini, antara lain :
1. Informasi yang tersedia di Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya dapat ditampung kedalam suatu media yang efisien, dalam hal ini multimedia. Sehingga dapat digunakan untuk keperluan yang memerlukan penyediaan informasi secara menyeluruh.
2. Memudahkan pengguna untuk mencari informasi yang terdapat di pesantren, baik tentang Sejarah, Sistem Pendidikan, Misi dan Visi, Pengurus dan Pengelola maupun tentang Kegiatan yang terdapat di Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya.

Studi Kelayakan
Dengan studi kelayakan disimpulkan bahwa multimedia dianggap layak untuk digunakan. Hal ini dikarenakan sistem multimedia itu sendiri mampu memberikan keunggulan yang strategis dan dapat bersaing dengan sistem yang lain dalam memberikan informasi yang akurat.

Kebutuhan Sistem
Kebutuhan sistem dapat ditinjau dari kebutuhan hardware, software dan brainware, dimana masing-masing kebutuhan sistem tersebut merupakan hal yang terpenting dalam merancang, membangun, mengimplementasikan, serta mengoperasikan sistem informasi berbasis multimedia. Dengan menganalisis kebutuhan sistem dapat diketahui pemecahan masalah yang nantinya akan berpengaruh terhadap layak atau tidaknya sistem untuk diteruskan atau tidak.

Merancang Konsep
Konsep yang digunakan penulis untuk aplikasi ini adalah program aplikasi untuk keperluan umum (General Purpose Software) yang bersifat interaktif. Pengertian interaktif disini adalah aplikasi mampu memberikan informasi secara cepat dan tepat jika pengguna menekan atau memanfaatkan fasilitas tombol yang ada ditampilan aplikasi.
Penyajian informasi yang cepat dan tepat harus didukung oleh perangkat lunak dan keras komputer, salah satu dari perangkat lunak komputer yang mengolah penyediaan informasi dalam aplikasi ini adalah software Macromedia Director MX. Di dalam pengolahan aplikasi, penulis membuat informasi ke dalam beberapa tampilan atau jendela.
Urutan pertama kali jika pengguna membuka aplikasi ini adalah melihat jendela menu utama, jendela menu utama tersebut merupakan pusat dari aplikasi ini sebab jendela menu utama mempunyai isi jendela-jendela sub menu yang dapat di-link ke jendela tujuan dan menyajikan informasi dengan bantuan tombol. Begitu juga dengan jendela sub-menu akan menyediakan informasi yang ada jika pengguna memanfaatkan tombol untuk membuka informasi tersebut.


Merancang isi
Perancangan isi dalam aplikasi ini mengacu pada perancangan konsep yang telah diterangkan secara umum diatas. Secara rinci isi dari aplikasi ini dibagi ke dalam beberapa bagian. Pertama, bagian menu utama yang menjadi pusat dari aplikasi yang dibuat. Kedua, bagian sub-menu utama yang berada pada bagian menu utama, masing-masing jendela sub-menu terbagi ke dalam beberapa kategori sesuai dengan jenis informasi yang tersedia. Untuk dapat me-link antar jendela menu utama dengan sub-menu maka penulis menyediakan fasilitas tombol sehingga memudahkan penggunaannya.
Selain itu untuk membuat suatu aplikasi terlihat lebih menarik, maka ditiap level bagian dibuat suatu animasi sehingga akan lebih menarik. Dalam animasi juga harus dibuat secara kreatif, bukan sekedar kumpulan gambar yang secara singular dilihat secara bersamaan.
Tidak hanya animasi, suara dan musik pun memegang peranan cukup penting sebab jika tanpa suara atau musik aplikasi ini akan mempunyai kesan bisu. Untuk menanggulangi hal tersebut penulis memasukkan musik di setiap bagian level aplikasi.

Merancang Naskah
Naskah atau teks dalam aplikasi multimedia merupakan bagian yang sangat penting. Dengan naskah atau teks, suatu aplikasi akan mudah dipahami maksud dan tujuannya. Selain itu kata-kata atau teks juga bisa menggambarkan seribu gambar yang ada, sehingga penggunaan naskah atau teks mutlak harus ada.
Penulisan naskah atau teks dalam aplikasi ini dibuat secara sistematis dan diurutkan menurut kategori masing-masing layar tampilan. Dengan menggunakan pendekatan diagram untuk mendesain aplikasi agar tiap-tiap tampilan dapat terbaca dan bisa menyediakan informasi maka disusunlah suatu struktur yang mengatur itu semua.

Pengetesan Sistem Multimedia
Pengetesan sistem dilakukan untuk memastikan bahwa hasil produksi aplikasi multimedia sesuai dengan yang direncanakan. Selain menyediakan banyak informasi hal ini merupakan fungsi yang sangat penting untuk melakukan perbaikan apabila terdapat kesalahan atau kerusakan pada sistem.
Adapun pengetesan penulis pada sistem multimedia pada Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya ini dilakukan menggunakan CD interaktif atau bisa juga langsung dari Hardisk dengan spesifikasi komputer sebagai berikut :

1) Processor Pentium 4 2,8 GHz
2) Motherboard Intel 915GAV
3) RAM 256 AM-1
4) Harddisk 80GB Serial-ATA
5) VGA Geforce Intel Extreme (Onboard)
6) Monitor Samsung 17” SyncMaster 793s
7) DVD-Rom LG 16X
8) Keyboard & Mouse Buff Tech
9) Sound Integrated
10) UPS + Stabilizer Prolink
11) Sistem Operasi Windows XP Home Edition SP1


Penggunaan Sistem
Setelah dapat dipastikan bahwa sistem sudah dapat digunakan kemudian sistem dapat di implementasikan kepada para pemakai. Hal ini memungkinkan penilaian terhadap sistem lama dimana sistem baru bisa dijadikan solusi alternatif dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat dan bisa meningkatkan citra Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya.
Adapun dalam penggunaan sistem multimedia pada Ponpes Islam At-Tauhid ini adalah sebagai berikut :

• Dari CD/DVD-Rom :
1) Nyalakan Komputer
2) Masukkan CD interaktif pada CD-Drive
3) Dari menu Windows Explorer cari file At-Tauhid.EXE. atau cukup menunggu CD interaktif melakukan loading karena CD telah dilengkapi dengan fasilitas AutoRun atau secara otomatis file At-Tauhid.EXE akan terbaca kemudian aplikasi dijalankan.
4) Setelah aplikasi tampil maka CD interaktif dapat digunakan oleh pengguna.




• Dari Harddisk :
1) Nyalakan Komputer
2) Dari menu Windows Explorer Cari File tempat At-Tauhid.EXE berada dan klik double pada file *.EXE tersebut atau bisa juga dari Desktop yang telah dibuatkan Shortcut file At-Tauhid.EXE
3) Setelah aplikasi tampil maka dapat digunakan oleh pengguna.

Pemeliharaan Sistem
Setelah sistem digunakan, maka sistem akan dievaluasi oleh pemakai dan spesialis multimedia untuk menentukan apakah sistem yang baru tersebut sesuai dengan tujuan semula dan diputuskan apakah ada revisi atau modifikasi. Setelah terjadinya perubahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi atau prosedur untuk mengoreksi kesalahan bertemu dengan kebutuhan baru atau perbaikan efisiensi proses, maka pengembangan sistem multimedia akan masuk pada tahap pemeliharaan.


Implementasi
Dalam tahap proses implementasi ini bertujuan untuk mengetahui apakah suatu sistem nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang direncanakan. Implementasi merupakan suatu tahap dimana suatu sistem tersebut telah dianalisis dan didesain secara terinci serta telah dipilih dan diseleksi teknologi yang digunakan untuk menjalankannya dan siap untuk diterapkan pada keadaan yang sebenarnya. Sehingga dari sini dapat mengetahui apakah sistem yang dibuat benar-benar dapat menghasilkan tujuan yang diinginkan dengan lebih efisien dan selanjutnya apakah sistem tersebut dapat diperbaiki lagi atau tidak.
Tahapan implementasi terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menerapkan rencana implementasi
2. Melakukan kegiatan implementasi
3. Tindak lanjut implementasi

Penerapan Rencana Implementasi
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang diperlukan selama tahapan implementasi. Pada kegiatan ini biaya yang diperlukan dalam penerapan sistem harus sudah diperkirakan dalam bentuk anggaran biaya sehingga apabila terjadi kekurangan-kekurangan selama jalannya sistem biaya yang dikeluarkan dapat dikendalikan. Kemudian Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam bentuk jadwal kegiatan yang berfungsi sebagai pengendali terhadap waktu implementasi.




Kegiatan Implementasi
Kegiatan Implementasi merupakan pengoperasian atau menjalankan kegiatan dari suatu sistem yang sudah siap untuk diterapkan dalam rencana implementasi. Kegiatan-kegiatan implementasi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :

Pemilihan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software)
Pentingnya mempersiapkan tata letak ruangan atau tempat dikarenakan waktu yang diperlukan dalam pengembangan dan penerapan sistem yang baru cukup lama. Seperti persiapan fisik yang meliputi instalasi jaringan listrik, ruangan kerja AC untuk mengatur suhu ruangan agar tetap stabil, alat pendeteksi kebakaran, tata letak dalam pengaturan perangkat komputer, dan sebagainya.
Untuk pemilihan instalasi perangkat keras Pondok Pesantren At-Tauhid Surabaya perlu membeli perangkat keras yang baru yang mendukung untuk sistem informasi berbasis multimedia. Karena perangkat keras yang telah ada hanya meliputi seperangkat komputeryang hanya dapat mengoperasikan Microsoft office saja
Dan untuk menunjang proses sistem yang baru diperlukan penginstalan hardware dan program yang baru dan sesuai dengan kebutuhan yang dapat mendukung multimedia dan office.


Pemilihan Dan Pelatihan personil
Manusia merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Jika sistem iinformasi ingin berjalan dengan lancar maka personil yang terlibat harus dipilih terlebih dahulu dan diberi pengertian serta pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi dan posisi serta tugas mereka. Personil-personil yang dipilih dapat berasal dari pihak santri Ponpes At-Tauhid ataupun dan luar pesantren.
Pemilihan dan pelathan personil dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya yang berkualitas, berdedikasi tinggi, berprestasi dalam kerja, yang dimaksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Pemilihan dan pelatihan personil dapat dilakukan melalui beberapa hal :

a) Perekrutan Karyawan
Perekrutan Karyawan adalah proses pencarian para calon karyawan yang mampu untuk menjadi dan melamar sebagai karyawan. Pada tahap ini dilakukan proses untuk mendapatkan dan menarik calon karyawan yangsesuai dengan standar kebutuhan pesantren. Dari proses ini diharapkan dapat menghasilkan calon karyawan baru yang mempunyai kualitas dan kuantitas yang diharapkan oleh pesantren. Proses ini menjadi tanggung jawab bagian personalia.
b) Seleksi Karyawan
Merupakan serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Didalam departemen personalia, penarikan dan seleksi digabungkan dan disebut Employment Function. Tes-tes yang biasa dilakukan dalam penerimaan karyawan meliputi :

1. Tes Psikologi, yaitu tes yang menguji kepribadian, bakat, minat, kecerdasan, dan keinginan berprestasi seorang calon karyawan.
2. Tes Pengetahuan, taitu tes yang mengatur kemampuan para pelamar untuk melaksanakan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya.
3. Tes Wawancara, yaitu suatu percakapan formal antara pelamar dengan pewawancara yang bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi hal-hal yang menentukan seorang karyawan diterima atau tidak. Melalui tes wawancara inilah diharapkan dapat memberikan pandangan yang mendalam tentang minat, latar belakang, Wawasan dan sikap calon karyawan sehingga dapat dipilih seorang karyawan yang sesuai dan tepat untuk menempati lowongan yang ada.
Program pelatihan tidak hanya penting bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan serta dalam hubungan manusiawi dalam kelompok kerja dan bahkan bagi Negara. Karena latihan dan pengembangan mempunyai berbagai manfaat karir jangka panjang yang membantu karyawan untuk dapat bertanggung jawab lebih besar dimasa yang akan datang. Dengan adanya program pelatihan bagi karyawan maka dapat meningkatkan potensi yang ada dalam diri karyawan. Dalam hal ini bagian personalia yang bertanggung jawab sekaligus sebagai penyelenggara program latihan dan pengembangan.
Latihan dan pengembangan.itu sendiri mempunyai perbedaan pengertian. Latihan (Training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan teknis pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin untuk melakukan pekerjaan. Sedangkan pengembangan (Development) mempunyai ruang lingkup leibh luas dalam upaya untuk memperbaiki dan menignkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian untuk memegang tanggung jawab pekerjaan dalam waktu yang akan datang.
Yang harus diprioritaskan adalah karyawan yang sudah ada terlebih dahulu atau karyawan lama dengan pertimbangan mentransfer karyawan yangada ke posisi baru yang umumnya lebih mudah dibandingkan dengan merekrut karyawan baru. Karena karyawan yang ada biasanya lebih mudah memahami operasi dari perusahaan sedangkan karyawan baru masih membutuhkan waktu yang lama untuk mempelajari cara-cara perusahaan beroperasi.
Personil-personil yang terlibat didalam sistem informasi ini mendapat tugas yang dibagi menjadi 3 kelompok kerja yaitu :
1. Tugas input-output data
2. Tugas Operasi
3. Tugas Pemrograman
4. Tugas Analisis Sistem



Tindak Lanjut Implementasi
Partisipasi analisis sistem belum berakhir setelah sistem diimplementasikan. Analisis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya setelah sistem baru diimplementasikan. Analisis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem (system acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sistem sebelumnya digunakan data tes dan dilakukan oleh analisis sistem bersama-sama dengan pemrogram komputer, maka pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analisis sistem bersama-sama dengan user. Setelah pengetesan penerimaan ini selesai dilakukan, suatu rapat penerimaan perlu diselenggarakan oleh manajemen. Rapat ini dihadiri oleh analisis sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem yang baru diterima atau harus diperbaiki kembali. Jika sistem yang baru telah disetujui, maka rapat ini dapat merupakan acara penyerahan sistem. Tugas dari analisis sistem dapat berakhir disini.

Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses meletakkan sistem baru supaya untuk digunakan. Di dalam melakukan konversi sistem perlu adanya pendekatan, yang meliputi:


a) Konversi Langsung
Dilakukan dengan mengganti sistem yang lama langsung dengan sistem yang baru. Pendekatan ini biasanya dilakukan jika konversi harus diselesaikan dengan secepatnya.
b) Konversi Pararel
Dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk menyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan.

Adapun dalam konversi company profile sistem multimedia Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya dengan pendekatan konversi pararel. Pendekatan konversi pararel dilakukan dengan mengoperasikan sistem baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama waktu periode tertentu. Ke dua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk menyakinkan sistem baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem lama dikurangi. Kelebihan dari sistem ini adalah menyediakan proteksi yang tinggi kepada sistem terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal, sistem yang lama masih tetap beroperasi. Dan kelemahan dari sistem ini adalah bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan, karena terdiri dari biaya operasi 2 buah sistem yaitu biaya operasi sistem lama dan sistem baru tetapi akan adanya pengurangan pada biaya operasi sistem lama sehingga biaya yang dikeluarkan tidak terlalu besar walaupun keduanya beroperasi pada waktu yang telah ditentukan. Sistem yang lama akan dikurangi operasinya setelah Ponpes Islam At-Tauhid Surabaya yakin bahwa sistem baru berbasis multimedia telah dapat diandalkan.